Entrare nel sistema con il ruolo di amministratore azienda come in figura.
Una delle tante funzionalità dell’amministratore del sistema aziendale è tutto ciò che riguarda l’importazione dei dati aziendali.
Ovviamente un sistema gestionale, prima di essere utilizzato, ha bisogno di essere aggiornato di tutti i dati aziendali: anagrafiche dei clienti, dei prodotti, dei fornitori, dei dipendenti, del magazzino, del listino prezzi…
Iniziamo con un esempio di importazione dei prodotti da un file in excel (ma si potrebbe fare tranquillamente con qualsiasi altro formato).
Con Adempiere è anche possibile personalizzare i formati di importazione oltre ad utilizzare quelli già presenti nel sistema (questo è per far capire come il livello di customizzazione sia una delle caratteristiche fondamentali di un gestionale integrato)
Nel riquadro in basso a destra digitare formati d’importazione. Oppure dal menù principale selezionare “configurazione generale” e “importazione dati”. Si apre la finestra come in figura. E’ possibile decidere quale dato importare ed in che modo.
Dopo aver dato un nome al formato d’importazione (esempio importazione prodotti Azienda srl) scegliere la tabella sulla quale importare i dati (per i prodotti è I_MProduct, per le anagrafiche dei clienti o fornitori o dipendenti è I_BPartner) ed il formato (dati separati da virgole, dal TAB…)
Una volta definite le impostazioni generali del formato d’importazione allora cliccare sul TAB “formato campo” ed inserire tutti i campi che vogliamo importare relativi ai prodotti. Su column il sistema ci suggerisce alcuni campi che potrebbero sicuramente servire per l’importazione dei prodotti.
Ad esempio il primo campo che vorrei importare è la chiave del BPartner (per chiave s’intende un identificatore univoco di ciascun elemento che viene utilizzato anche per la ricerca) che in questo caso identifica il fornitore del prodotto. Per far sì che l’importazione vada a buon fine è necessario che tutti i fornitori siano già stati inseriti a sistema (magari con un importazione dei partner fatta in precedenza).
Scelto quindi come campo d’importazione la chiave del fornitore dovrò anche dire al sistema di che tipo di valore si tratta.
Una chiave di solito è un valore testuale, quindi, una stringa.
Il campo start no identifica il numero della posizione del valore nel file d’importazione. In questo caso è la prima posizione. Nel file excel (csv) che andrò ad importare il valore della chiave del fornitore sarà sulla prima colonna.
Configurato il primo campo è possibile configurare tutti gli altri.
Cliccando sullo stesso tab la visualizzazione in griglia (che visualizza tutte le righe create) è più facile visualizzare tutti i campi appena creati in una sola finestra (funzionalità presente in tutte le maschere di Adempiere).
Tutti questi campi saranno i campi che dovranno essere presenti nel file d’importazione excel. Da notare la possibilità di aggiungere anche dei campi costanti (le ultime due righe) che per ogni dato importato avranno sempre il valore “1000003”. In questo caso questo il valore identifica l’azienda che configura il gestionale, cioè, Azienda srl.
Come dicevamo prima, affinchè l’importazione vada a buon fine, è necessario importare anche i dati del fornitore dei prodotti. Dato che è un’esempio questi dati li aggiungiamo a mano nella finestra Businees Partner del gestionale creando un fornitore chiamato Fornitore1.
Impostiamo la chiave di ricerca di questo fornitore Fornitore1 che sarà la chiave che dovrà essere inserita nel file d’importazione da excel.
Nella maschera di anagrafica fornitore ci sono diversi campi da dover configurare.
E’ possibile definire un gruppo di business partner: ad esempio fornitori nord, sud, centro.
E’ possibile definire, a livello di anagrafica, a quale categoria iva fanno parte i partner di defaulto. (E’ sempre possiible modificarla in seguito).
E’ possibile definire lo stato di credito del partner ed altre importanti funzionalità.
Nel nostro esempio stiamo configurando un fornitore, quindi, se clicchiamo sul tab Fornitore della stessa maschera allora possiamo aggiungere altri parametri relativi al fornitore stesso (ad esempio le associazioni sul piano dei conti)
Un’altra importante configurazione riguarda il listino prezzi.
Se vogliamo importare dei prodotti allora vogliamo importare anche il prezzo di vendita ed il prezzo di acquisto di ogni singolo prodotto.
Sulla maschera del listino prezzi in figura (raggiungibile sempre dal menù principale) è possibile creare tutti i listini che vogliamo ed associarli, nel caso lo riteniamo opportuno, a piani di sconto preventivamente pianificati.
Nel nostro caso creiamo un listino acquisti che associamo all’importazione dei prodotti. Saranno i prezzi relativi all’acquisto dei prodotti verso un determinato fornitore.
Inoltre, non è detto che il listino acquisti debba essere associato soltanto ad un fornitore ma ne possiamo creare molti a seconda di quanti fornitori vogliamo mantenere in anagrafica.
Per ogni listino esiste una versione che tiene traccia di tutti gli aggiornamenti di listino fatti negli anni.
Tornando poi sulla maschera dei fornitori possiamo associare il listino appena creato al fornitore Fornitore1.
In automatico, da adesso in poi, qualsiasi acquisto si faccia verso un prodotto di quel listino prezzi viene preso sempre l’anagrafica di Fornitore 1 in tutti i documenti di ciclo passivo.
Ovviamente sui documenti è sempre possibile modificare le anagrafiche fornitore.
Per concludere la registrazione dell’anagrafica del fornitore è necessario inserire anche le informazioni relative all’indirizzo sempre sulla stessa maschera di Business Partner e TAB Contatto.
Per ogni prodotto potrei definire anche delle categorie. Nel nostro esempio vogliamo distinguere i prodotti per materie prime, semi lavorati, prodotto finale.
La chiave della categoria la utilizzeremo per importare i nostri prodotti in modo tale che il sistema inserisca in maniera automatica tutti i prodotti nella categoria materie prime.
Questo è l’esempio di un file excel che stiamo per importare nel gestionale. Come potete vedere ogni colonna distingue un campo che identifica tutti i campi che abbiamo configurato nel formato d’importazione. Nella colonna 1 ci sarà la chiave di ricerca del fornitore a cui associamo l’acquisto di questi prodotti. Nella colonna 2 importiamo il nome del prodotto (che banalmente si chiamano prodotto 1, prodotto 2..) nella colonna 3 importiamo la categoria del prodotto cioè materie prime (associato alla chiave di ricerca 1000002), nella colonna 4 importiamo la chiave di ricerca che vogliamo impostare per i prodotti (utiliziamo lo stesso valore del nome del prodotto), nelle colonne 5, 6, 7 infine importiamo i relativi prezzi di acquisto e di listino per le vendite (ricaricate di qualche euro).
Tornando sul gestionale possiamo cliccare sulla maschera importazione dati da file, scegliamo il file da importare ed il formato d’importazione creato all’inizio.
A questo punto il sistema ci propone la visualizzazione di tutti i dati che stiamo per importare e l’associazione di questi dati all’interno dei campi del formato d’importazione. Se qualche dato non entra nel giusto campo allora è possibile correggere l’ordinamento.
Una volta terminato il processo d’importazione otterremo quest’immagine che ci indica che sono state importate 20 righe su 20 totali del file d’importazione.
L’ultimo passo del processo consiste nel prelevare tutti i dati appena importati in Adempiere e distribuirli nelle varie tabelle del gestionale.
Cliccare quindi sulla maschera di Importare prodotti, selezionare la versione del listino prezzi e procedere con l’importazione.
Al termine dell’importazione otteniamo la seguente maschera
Se proviamo ad entrare nalla maschera di anagrafica prodotti, come in figura, possiamo vedere la lista di tutti i prodotti importati
Se entriamo nel TAB acquisti di ogni prodotto possiamo vedere come il sistema abbia automaticamente inserito nelle rispettive tabelle i campi relativi ai prezzi ed al fornitore del prodotto.
Se entriamo nella maschera relativa al listino prezzi possiamo vedere come il sistema abbia aggiunto in automatico tutti i prodotti al listino da noi configurato precedentemente.
Ecco la visualizzazione dei prezzi prodotto sulla maschera del listino prezzi.