Un gestionale aziendale può considerarsi fallito se non raggiunge gli obiettivi per i quali è stato avviato il progetto.
Un gestionale può considerarsi fallito non solo se non risponde alle esigenze aziendali ma anche se ha peggiorato la sua situazione AS-IS. Quindi, se ha complicato i processi operativi, se non viene sfruttato per tutte le sue potenzialità, se oltre a sfruttarne le potenzialità non vengono ottimizzati i processi aziendali…
Per capire meglio il problema del fallimento di un gestionale aziendale immaginiamo che un’impresa voglia ristrutturare tutto il sistema informativo aziendale. L’azienda acquista a questo punto il gestionale migliore presente sul mercato.
Fino ad oggi l’organizzazione ha sempre gestito la maggiorparte dei propri processi in maniera non informatizzata. L’obiettivo della ristrutturazione è quindi l’automazione dei propri processi con conseguente miglioramento della qualità, dei tempi e dei costi di processo.
Purtroppo, a distanza di qualche mese o anni dalla ristrutturazione, ci si rende conto che il nuovo sistema gestionale non solo non ha raggiunto gli obiettivi ma ha anche ottenuto l’effetto contrario.
Può succedere infatti che dopo un grosso investimento il sistema gestionale venga utilizzato soltanto per la raccolta storica delle informazioni. Ad esempio, per la registrazione a posteriore dei documenti di: emissione ordine, ingresso bolla, uscita materiale.
Ma come evitare tutto ciò?
Un punto molto importante da prendere in considerazione è il livello di informatizzazione dell’azienda: se un’azienda ha sempre lavorato con un livello di informatizzazione basso (ad esempio con passaggi di informazione cartacea, con un limitato utilizzo dei PC…) è molto difficile che dall’oggi al domani riesca a gestire molti dei propri processi in maniera automatizzata. Questa è una delle principali cause di insuccesso.
Per evitare questo problema è necessario procedere gradualmente. Non è necessario migrare subito tutti i processi aziendali ma dare il giusto tempo affinchè l’azienda possa abituarsi all’informatizzazione. Il tempo in cui l’azienda riesca ad abituarsi ai cambiamenti dipende da tanti fattori, tra questi: l’ostilità nei confronti dell’informatizzazione da parte di dirigenti o proprietari, il livello di competenze informatiche delle risorse interne, il livello di flessibilità del mercato nel quale si trova ad operare l’azienda, il livello d’informatizzazione dei propri partner aziendali…
Se si decide, quindi, di investire soldi per un nuovo gestionale aziendale bisogna tenere in considerazione che non si tratta soltanto dell’acquisto ma anche di un piano di migrazione studiato per la propria realtà aziendale.