Acquistare un ERP per la propria azienda, senza considerare il peso economico, è l’operazione più semplice che si possa fare.
Il vero lavoro, in realtà, nasce da quando si decide di intromettere un sistema ERP all’interno della propria organizzazione.
Prima di decidere di acquistare un ERP è necessario aver fatto una buona analisi AS-IS ed uno studio di fattibilità aziendale. Un’analisi adeguata mette in gioco tutte le peculiarità dell’azienda: punti di forza, di debolezza, l’incertezza ambientale, il mercato sul quale opera, la struttura dei processi, dell’organizzazione…
Dopo di che, una volta acquistato il sistema, inizia un delicato lavoro di migrazione dei propri processi aziendali. L’obiettivo è di far supportare i processi nella maniera più efficace dal nuovo sistema informatico.
Un lavoro tutt’altro che banale e che necessita di essere pianificato e studiato in ogni minimo dettaglio.
E’ necessario capire prima di tutto come intromettere il sistema all’interno dell’organizzazione: ad esempio, da quali processi partire e come preparare l’azienda ed i dipendenti. Se sia necessaria una persona interna addetta alla manutenzione dell’intero sistema. In che modo effettuare sessioni di formazione per i dipendenti. Se iniziare la migrazione dal processo più critico.
Una volta deciso come intromettere il sistema si dovrà monitorare costantemente tutto il processo di migrazione: intervistare gli utenti ed acquisire informazioni per il miglioramento e la risoluzione di eventuali errori.
Osservare, dopo qualche settimana, se il processo aziendale presenta qualche miglioramento.
Individuare eventuali virtuosismi all’interno dei processi e cercare di replicarli anche per altre attività: ad esempio mettere in contatto gli utenti più portati alla gestione con il nuovo sistema con quelli che hanno più difficoltà. Standardizzare adeguatamente i processi operativi in modo da essere efficacemente supportati dal sistema informatico.
Se tutto il processo di migrazione del sistema informatico viene fatto graduatamente ed in continuo monitoraggio allora si riduce notevolmente la probabilità di fallimento del progetto.