Alcune delle funzionalità più importanti di un ERP sono la gestione dei materiali e la gestione del magazzino.
In un sistema gestionale come vengono supportati questi processi?
per dare un’idea facciamo degli esempi concreti con la nostra solita azienda Azienda srl.
Di solito per la gestione del magazzino ogni sistema, compreso Adempiere, prevede una serie di funzionalità tra cui: gestione inventario fisico, gestione movimentazioni scorte, valorizzazione delle materie prime, dei semi-lavorati, gestione del magazzino fisico.
Dopo aver eseguito l’importazione dei prodotti (come abbiamo documentato nei paragrafi precedenti) e la loro configurazione è necessario prevedere un inventario fisico di magazzino.
L’inventario consente di allineare le quantità riportate sul sistema con le quantità fisiche presenti in magazzino. Dopo un importazione si presume che tutte le quantità siano a 0.
Di solito l’inventario viene fatto “a bocce ferme” cioè nei momenti in cui l’azienda non faccia attività lavorativa: un operatore con una lista di prodotti in mano segna le quantità di ciascun prodotto cercandole fisicamente nel magazzino. In alcuni casi, se dovessero mancare dei prodotti, avrà il compito di aggiungerli nel sistema.
Più l’inventario è preciso e più sarà affidabile tutto il sistema gestionale sul quale gira l’operatività aziendale.
Le politiche su come e quando fare l’inventario dipendono dalle caratteristiche aziendali: incertezza ambientale, flessibilità, numero di movimenti giornalieri, tipologia di prodotti da inventariare…
Nel nostro caso procediamo con un inventario fisico di alcuni prodotti. Accediamo alla maschera inventario fisico dalla sezione gestione materiali.
Come vediamo dalla figura sottostante Adempiere mette a disposizione un procedura che ci consente di caricare tutta la lista dei prodotti con le relative quantità registrate nel sistema.
Questo serve per stampare la lista dei prodotti e cercarli fisicamente nel magazzino.
dalla maschera delle informazioni prodotto (in basso) guardiamo la situazione delle quantità nel magazzino.
Facendo un rapido controllo dei magazzini ci accorgiamo che nel magazzino standard esistono fisicamente 9 quantità del prodotto11.
Sul sistema invece il prodotto11 ha quantità 0. Correggiamo quindi il valore con un inventario fisico.
Tornando nella maschera dell’inventario fisico e selezionando il tab linea del conteggio inventario possiamo inserire nel campo locator la locazione in cui vogliamo aggiustare la quantità (nel nostro esempio è Standard) e nel campo prodotto il nome del materiale da aggiustare: prodotto11.
Nel campo quantity count inseriamo la quantità conteggiata nel magazzino fisico cioè 9.
Finita la compilazione torniamo sulla testata dell’inventario (tab conteggio inventario come in figura) e completiamo il documento. Da notare come ogni documento (anche l’inventario) per essere approvato e confermato dal sistema è necessario completarlo con l’apposito pulsante.
tornando sulla solita maschera delle informazioni prodotto come in figura sotto possiamo individuare le quantità corrette del prodotto11 per il magazzino standard.
Un’altra importante funzionalità che propone il sistema sono le quantità minime di scorta per ogni singolo prodotto. Queste quantità vengono definite nella maschera prodotto sul tab riapprovvigionamento.
Nell’esempio della figura sottostante abbiamo impostato che per il prodotto10 ci dovrà essere un riapprovvigionamento sul livello minimo per 10 quantità. In questo modo garantiamo una scorta minima del prodotto10.
Altre importanti funzionalità nella gestione dei materiali riguardano tutte le maschere ed i report per l’analisi delle operazioni sui materiali.
Nella sezione gestione materiali entriamo nella maschera Operazioni relative ai materiali come in figura sottostante.
Possiamo filtrare la ricerca per organizzazione, tipo movimento, area stoccaggio, prodotto e data.
Proviamo a filtrare per prodotto10 in modo da visualizzare tutte le operazioni effettuate su questo prodotto.
Il risultato, come si vede nella figura sottostante, sono una serie di righe che descrivono ogni singola operazione.
A partire dall’ultima riga il prodotto10 ha subito un entrata merci di 5 quantità. Dopo di che ne abbiamo spedito ai clienti altre 5 quantità con due movimenti differenti di 4 e di 1 quantità (il 25 ed il 26 ottobre).
Nel giorno 5/12 abbiamo effettuato un inventario fisico di 8 quantità dello stesso prodotto e ne abbiamo spedito al cliente altre 5 quantità con diversi movimenti.
Da notare che ogni riga possiede anche un riferimento al documento che ha causato la transazione.
Una piccola precisazione che approfondiremo con un altro articolo.
Vedrete spesso il campo attribute set instance vicino al campo product. Questo campo serve per distinguere tutte le singole istanze di ogni prodotto. Ad esempio, nel nostro caso abbiamo preso in considerazione il prodotto10. Dire che questo prodotto ha quantità 5 nel magazzino vuol dire che sono presenti 5 istanze di questo prodotto all’interno del magazzino.
Le istanze di prodotto possiamo identificarle in diversi modi a seconda di come vogliamo configurarle. Il caso più comune è identificare le istanze con un numero di serie. Così facendo il prodotto10, con qty 5, avrà 5 diversi numeri di serie registrati nel magazzino.
Un’altro strumento di analisi lo troviamo sulla maschera del magazzino sempre nella sezione materiali.
In questa maschera possiamo infatti selezionare un magazzino esistente e spostarci nel tab memoria.
come si vede nella figura sottostante il sistema ci propone tutte le transazioni storiche di tutti i prodotti del magazzino effettuate fino ad oggi.
E’ possibile, in particolare, prestare attenzione sulle qty on hand (quantità alla mano) dei prodotti, le quantità ordinate, le quantità riservate e la data dell’ultimo inventario eseguito sui singoli prodotti.
