Se provassimo a ragionare per assurdo il gestionale ideale per una piccola e media impresa si misurerebbe in base a questi parametri:
– costo
– massimo supporto ai processi aziendali
– semplicità d’uso
– massima capacità di adattamento alle esigenze di mercato
In poche parole il sistema deve essere economico e molto flessibile. Con la flessibilità a livello utente possiamo personalizzare il nostro gestionale avvalendoci soltanto delle risorse umane interne. Senza, quindi, chiedere assistenza al fornitore del gestionale.
Se, invece, la flessibilità non è gestita a livello utente allora richiedere piccole modifiche potrebbe risultare molto costoso. E’ importante quindi capire, prima di acquistare un gestionale, il grado di flessibilità a livello utente del sistema.
Tecnicamente non tutti i software e non tutti i fornitori di software sono in grado di garantire la flessibilità dei sistemi gestionali.
Un software non può considerarsi flessibile se per ogni nuova esigenza aziendale:
1) si richiedono elevati costi di sviluppo. Un software “flessibile” è stato progettato in modo da poter creare nuove funzionalità senza “stravolgere” tutto il codice sorgente e, di conseguenza, riducendo notevolmente il costo di sviluppo. E’ ovvio che un software di questo tipo deve nascere con una logica flessibile. L’architettura iniziale del software deve essere predisposta, un domani, ad accettare nuove funzionalità. Un esempio sono i software sui quali è possibile installare plug-in aggiuntivi su qualsiasi tipo di versione.
2) si richiedono elevati tempi di sviluppo
3) aumentano gli errori di sistema. Esistono dei software gestionali costruiti su un’architettura poco flessibile e con metodologie di sviluppo obsolete. In questi casi è molto facile indurre il sistema ad errori anche grossolani. E’ come costruire un nuovo piano superiore di una casa basata su delle fondamenta poco stabili. Negli anni successivi, invece di rifare le fondamenta, si “nascondono” le crepe fino a quando la casa non crollerà.
4) si adattano in ogni caso i processi aziendali al sistema informatico. L’adattamento dei processi aziendali al sistema informatico deve essere frutto di analisi e reingegnerizzazione dei processi. Nel caso in cui i processi devono adattarsi semplicemente per esigenze del software allora il sistema non può considerarsi flessibile.
Tenete in considerazione che la flessibilità è una delle problematiche più difficili da gestire per un fornitore di software gestionali. Ancora oggi è al centro di moltissime critiche da parte delle PMI nei confronti dei fornitori. Per offrire un alto grado di flessibilità è necessario che un vendor abbia: esperienza nel campo di sviluppo software, esperienza in ambito gestionale e metodologie / tecnologie di sviluppo all’avanguardia.