Non si può parlare di gestionali aziendali senza spendere due parole sui database.
Il database, purtroppo, passa spesso inosservato agli occhi di chi acquista un gestionale aziendale eppure gioca un ruolo di fondamentale importanza sia nelle performance di tutto il sistema gestionale che di contenuto.
Il database è uno strumento sul quale qualsiasi gestionale preleva i dati aziendali per poi rappresentarli a proprio piacimento. Se questi dati non fossero corretti, qualsiasi gestionale, non potendo più svolgere le proprie funzioni, perderebbe di significato.
Qual è, quindi, la vera importanza di un database?
un database rappresenta prima di tutto la conoscenza storica dell’impresa. Qualsiasi informazione o transazione che è stata registrata a suo tempo rimane conservata nel database per un tempo indefinito. Oggigiorno esistono moltissimi modelli matematici che sono in grado di fare delle previsioni future in base ad una raccolta storica dei dati. Conservare le informazioni storiche dell’ azienda aiuta quindi a fare scelte strategiche a lungo periodo.
Un database è anche uno strumento che ottimizza la ricerca delle informazioni. In pochissimo tempo è possibile dare un significato ai dati conservati su un database semplicemente seguendo alcuni criteri di ricerca.
Sul database si appoggiano tutte le più moderne tecnologie per l’analisi dei dati; dai gestionali integrati ai sistemi di Business Intelligence.
Più un database è ottimizzato e semplificato e più è facile integrare ulteriori strumenti di analisi (oltre al software gestionale dal quale è stato creato) come ad esempio strumenti di reporting, di intelligence o di ETL (per l’integrazione dei dati su sistemi eterogenei).
In realtà, se un database è stato correttamente progettato allora già da esso è possibile dare un significato a tutti dati registrati.
In Adempiere, ad esempio, ogni funzionalità è rappresentata con un prefisso su un insieme di tabelle del database. In questo modo tutte le informazioni relative al ciclo attivo o passivo avranno come prefisso (“C_”) e le tabelle saranno (C_Order; C_OrdeLine, C_Invoice, C_InvoiceLine). Se le informazioni sono relative ai materiali allora il prefisso sarà (M_) e le tabelle (M_Material, M_Warehouse) e così via.
In questo modo, già a livello di database, si è cercato di dare un significato ai dati per agevolare la raccolta delle informazioni. Sarà quindi più facile gestire nuovi sviluppi futuri ed integrare nuovi strumenti tecnologici.
Se un database risulta invece incompresibile allora ci sarà sempre bisogno di chi l’ha costruito per saperlo leggere.
E’ quindi importante quando si acquista un gestionale cercare di capire la qualità del database utilizzato e prevedere manuntenzione ed ottimizzazione.
Questo database sarà, per anni, il cuore di tutta l’informazione aziendale.