Le piccole e medie imprese ed i sistemi informativi: possibile soluzione in tempo di crisi

Nelle piccole e medie imprese i sistemi informativi possono diventare o sono già diventati un serio “problema”:

• i sistemi esistenti sono poco flessibili e non si adeguano ai cambiamenti dei mercati nei quali le aziende si trovano ad operare.

• le necessarie modifiche ai sistemi comportano molto tempo ed alti costi; la modifica, inoltre, può causare ulteriori problemi non preventivati in fase di progettazione. Modificare un software nato per fare solo una cosa può comportare seri rischi di stabilità e di sicurezza.

• i fornitori dei sistemi informatici, in molti casi, conoscono poco la realtà aziendale e propongono soluzioni che, una volte attuate, non risolvono del tutto le esigenze delle aziende.

• il “software” in molti casi è obsoleto. Questo è un problema perchè le architetture di una volta non erano studiate per integrare “velocemente”, a bassi costi e con il minimo intervento al codice, nuove funzionalità. Occorre quindi un aggiornamento dell’infrastruttura. Purtroppo per i software obsoleti non è facile parlare di aggiornamento. Non è come l’hardware dove, ad esempio, puoi aggiornare la RAM a seconda delle reali necessità. Un software obsoleto è stato “costruito” con vecchie tecnologie. L’aggiornamento alle nuove tecnologie è un’operazione abbastanza delicata ed i fornitori utilizzano diversi metodi di aggiornamento (in base a quanto hanno intenzione di investire): l’aggiornamento più veloce è di implementare ulteriore codice sul sistema preesistente in modo da adeguare il software alle tecnologie di ultima generazione. In questo modo, però, si rischia di avere un sistema instabile e poco affidabile. La soluzione più corretta sarebbe quella di riprogettare e reimplementare lo stesso sistema con le nuove architetture e tecnologie. Questa soluzione è però molto costosa e sono poche le aziende che possono permetterselo. Bisogna quindi fare attenzione quando si acquisisce un software solo perchè opera su quel mercato da decenni. Proprio per questo motivo il software potrebbe essere obsoleto e tutte le necessarie personalizzazioni potrebbero costarvi parecchio.

• il personale informatico aziendale che gestisce l’infrastruttura, in molti casi, o non esiste o non ha le competenze adeguate per intervenire sui sistemi e per guidare (o anche scegliere) i fornitori. Il rischio è di portare in casa sistemi informatici che non “funzionano” per la propria azienda. Si dovrà, in un secondo momento, far fronte ad altri costi di manutenzione per essere adeguato alla realtà aziendale, si attivano nuovi sottoprogetti per integrare il sistema con nuove funzionalità…in poche parole la gestione del sistema informatico diventerà molto costosa e poco efficiente nel supporto all’azienda.

Se, prima della crisi, un imprenditore era disposto ad accettare tutte queste inefficienze pur di delegare il “problema” a terzi, “collaboratori e non”. Adesso che i finanziamenti scarseggiano inizia, quantomeno, a rendere più efficienti gli investimenti.

Per fare questo, però, occorre conoscere molto bene il mondo dell’informatica e come evolve. Bisogna capire che l’informatica è un supporto all’attività aziendale e, grazie ad essa, è possibile rendere più efficienti i processi aziendali. L’informatica serve proprio per ridurre i costi di gestione ed essere più reattivi sul mercato.
La soluzione ideale da adottare in tempo di crisi è l’opensource, e ne spiego le ragioni.
L’OpenSource offre la possibilità alle aziende di non fare grossi investimenti “iniziali” sul software e, nello stesso tempo, di portare in casa un sistema tecnologicamente avanzato.

Ad ogni modo è necessario fare attenzione a quale software ed in che modo intrometterlo nella propria realtà aziendale.

Un software opensource gode del fatto di essere gestito e sviluppato da un gran numero di utenti (a livello mondiale): combina in un unico sistema le esigenze di tante aziende (magari dello stesso settore) con il vantaggio che tutte le modifiche sono già state testate dalla comunità stessa.

Un software opensource utilizza metodi e tecnologie di sviluppo (a loro volta opensource) standard per permettere a chiunque di lavorarci. Questo è un grosso vantaggio. E’ possibile dotarsi di un buon sistema informatico (utilizzato a livello mondiale) e di fare tutte le modifiche che si vogliono sfruttando una tecnologia non proprietaria e che conoscono molti programmatori e consulenti. Non è necessario, quindi, rivolgersi a consulenti o fornitori specializzati di quel software. Si abbattono sensibilmente costi legati alla manutenzione.
Un analogo software commerciale con le stesse caratteristiche può essere gestito solo da grosse compagnie ma con costi superiori per via della licenza.

Con un software opensource non ci si “lega” ad un solo fornitore. Adottare un opensource vuol dire anche essere indipendenti e decidere in qualsiasi momento il fornitore a cui far gestire il proprio software.

Un’ azienda, a questo punto, può scegliere prima il software opensource (magari facendosi consigliare da esperti del settore) e poi seleziona i fornitori che lo offrono e con quali modalità.

Per la scelta del software sarebbe meglio utilizzare criteri di selezione basati sul numero di utenti che sono presenti nella comunità, sul numero di aziende che utilizzano il software, sulla reputazione del software nei portali di informatica e sul numero di fornitori che lo gestiscono nella propria zona (per avere un contatto diretto con un referente aziendale).

Potete dare un occhio, ad esempio, al portale www.sourceforge.net dove troverete la lista di tutti i software opensource e selezionarli in base alle vostre esigenze.

Tutto questo, se gestito bene, produrrà un abbattimento dei costi del sistema informatico, un miglioramento dell’efficienza del sistema all’interno dei propri processi aziendali ed una conseguente progressiva diminuzione dei costi di gestione di tutta l’aziendali.