Per capire cos’è un software gestionale ci sono diversi modi.
E’ possibile descrivere un gestionale in base alle dimensioni:
- piccole dimensioni se si occupa soltanto di pochi e differenziati processi gestionali,
- medie dimensioni se si occupa di diversi processi gestionali tra loro connessi,
- grandi dimensioni se si occupa di tutti o una buona parte dei processi aziendali.
E’ possibile descriverlo in base alle funzionalità:
gestione magazzino, gestione contabilità, gestione anagrafiche, gestione ciclo attivo, gestione ciclo passivo, gestione finanziaria…
E’ possibile descriverlo in base ai livelli di supporto:
- supporto operativo: software dedicato al supporto di tutti i processi operativi, al miglioramento degli scambi d’informazione in senso orizzontale (supporto agli scambi d’informazione tra i vari reparti del livello più basso della scala gerarchica). Ne sono un esempio tutti i software che vengono utilizzati direttamente dagli addetti del processo di produzione: acquisizione materie prime, software per l’avvio della macchina di produzione, gestione dei work in progess…
- supporto direzionale: software dedicato al supporto di tutti i processi direzionali aziendali. Ottimizzazione degli scambi d’informazione dal livello più basso al livello più alto della scala gerarchica (informazione per il controllo dei processi operativi). Ottimizzazione degli scambi d’informazione dal livello più alto al livello più basso (informazione di direzione dei processi operativi). Un esempio sono i software che vengono utilizzati dai responsabili di un determinato processo per il controllo del numero di prodotti venduti o, più in generale, per la misurazione delle performance di processo.
- supporto strategico (miglioramento obiettivi strategici): supporto alle decisioni strategiche del management aziendale attraverso un miglioramento dell’efficacia organizzativa. Esistono software in grado di effettuare simulazioni sul comportamento di un determinato processo sulla base dei dati storici dell’azienda. La previsione futura circa l’andamento di un processo è un ottimo supporto alle decisioni strategiche.
E’ da notare, comunque, che un software gestionale possiede delle complicazioni che vanno ben al di là delle competenze informatiche. Un software gestionale è un sistema molto complesso che raggruppa diverse tecnologie informatiche e che deve assolutamente trovare sinergie con la situazione aziendale in cui viene adoperato.
Se ciò non avviene il risultato potrebbe essere un fallimento dal punto di vista gestionale del progetto informatico: potrebbero peggiorare gli scambi d’informazione tra i vari reparti, si potrebbero creare malcontenti tra gli utilizzatori, se non viene correttamente adoperato si rischia di non avere dati corretti per fare valutazioni adeguate di controllo sui processi…
in poche parole si potrebbero spendere costi e tempi eccessivi non anticipatamente preventivati.
Il consiglio rimane sempre di effettuare una buona analisi AS-IS e TO-BE prima di avviare un nuovo progetto informatico gestionale.