Alfresco, un aiuto alla gestione documentale aziendale

Un’altra caratteristica presente in molte aziende PMI è la gestione documentale: fatture, bolle, documenti vari ecc…
Più la quantità dei documenti cartacei è alta e più le aziende si troveranno in difficoltà a gestirla.

Alfresco è un software OpenSource che offre alle aziende una gestione digitalizzata di tutti i documenti aziendali: dalla loro realizzazione al semplice archivio.
E’ uno strumento che mette a disposizione, per ogni utente, un “tavolo di lavoro” condiviso in modo da accedere via WEB ai propri documenti o a quelli aziendali.
Quali sono i vantaggi di una gestione di questo tipo?
Facendo uno studio sui processi operativi aziendali, come spiegato più volte in questo portale, noteremo come il passaggio d’informazione possa incidere sulla velocità e sui costi dei processi.
Giusto per fare un’esempio, il processo di gestione di ciclo passivo che prevede la registrazione degli ordini d’acquisto, bolle entrata merci e fatture del fornitore è tanto veloce quanto più semplice è avere a portata di mano tutti i documenti. Se per registrare una bolla d’entrata merci si deve andare in giro a cercare il corrispondente ordine di acquisto merce, si può facilmente intuire la scarsa prestazione del processo in generale.
Se, invece, durante la registrazione documentale si hanno a disposizione tutti i documenti (magari anche in forma digitale) allora il tempo di recupero delle informazioni viene drasticamente ridotto. Questo porta benefici su tutto il processo operativo rendendolo più veloce e riducendo gli errori umani.
Alfresco, quindi, aiuta a velocizzare il recupero delle informazioni ma aiuta anche a creare una sorta di collaborazione tra gli utenti. All’interno vi sono funzionalità di creazione, di gestione delle versioni dei documenti e di condivisione con qualsiasi dipendente aziendale.
E’ possibile accedere alle informazioni in qualsiasi momento ed in qualsiasi luogo (il sistema è infatti WEB oriented).
Il consiglio è di prenderlo in considerazione pur sapendo che il lavoro più grosso non è l’installazione o la configurazione del sistema ma cercare di utilizzarlo all’interno delle procedure aziendali.